Ambar nakliyeciliğinde şubeler arası hesaplaşmayı otomatikleştirmek

Ambar nakliyeciliğinde tek bir gönderi çoğu zaman birden fazla şubenin emeğiyle yerine ulaşır. Yükü kabul eden gönderen şube, hattı çalıştıran aktarma merkezi, son dağıtımı yapan alıcı şube ve kimi zaman araya giren bir ara nakliyeci aynı navlundan pay bekler. Üstelik ödeme de tek noktada toplanmaz: peşin gönderilerde tahsilatı gönderen şube, alıcı ödemeli gönderilerde ise teslimatı yapan şube yapar. Bu yapı, her ay sonunda “kim kime ne kadar borçlu” sorusunu kaçınılmaz hale getirir.

Hesaplaşmayı zorlaştıran asıl şey, kuralların yazılı olmaması ya da kişilere bağlı kalmasıdır. Pay oranları hat bazında, şube bazında, hatta müşteri bazında farklılaşabilir; bazı acenteler sabit tutarla, bazıları yüzde ile çalışır. Kurallar Excel dosyalarında veya muhasebecinin hafızasında durduğunda her ay aynı hesap yeniden yapılır, farklar e-posta ve telefonla kapatılmaya çalışılır ve şubeler arasındaki güven zamanla aşınır.

Otomasyonun ilk adımı, hesaplaşma kalemlerini net biçimde ayırmaktır. Pay yüzdesi, navlunun hangi oranda hangi şubeye ait olduğunu belirler. Ambar havalesi, bir şubenin diğeri adına tahsil ettiği tutarı (örneğin alıcı ödemeli bir gönderinin bedelini) asıl hak sahibine aktarma yükümlülüğüdür. Ara nakliye ise hat dışındaki bir noktaya taşıma için üçüncü bir tarafa ödenen bedeldir ve çoğu zaman navlundan düşülerek paylaştırılır. Bu üç kalem ayrı ayrı izlenmediğinde bakiye doğru görünse bile hangi gönderiden kaynaklandığı açıklanamaz.

İkinci adım, hesaplaşmayı ay sonuna bırakmak yerine işlem anına bağlamaktır. Tesellüm fişi kesildiği, irsaliyeye bağlandığı ve teslim edildiği anda hangi şubenin ne kadar alacaklı veya borçlu olduğu belli olmalıdır. Böylece ay sonu mutabakatı bir hesap yapma süreci olmaktan çıkar; yalnızca hazır bakiyelerin kontrol edilip onaylandığı bir adıma dönüşür. İptal, iade veya fiyat düzeltmesi gibi durumlar da aynı kayıt üzerinden ters kayıtla işlenir; ayrı bir düzeltme tablosu tutulmaz.

Üçüncü adım şeffaflıktır. Her şube kendi cari bakiyesini gönderi bazında dökümüyle görebilmeli, itiraz ettiği kalemi fiş numarasıyla gösterebilmelidir. Merkez tarafında ise şube bazlı alacak-borç özeti, vadesi geçen ambar havaleleri ve hat bazında kârlılık aynı yerden izlenebilmelidir. Tartışmayı bitiren şey kimin haklı olduğu değil, herkesin aynı veriye bakmasıdır.

Kargon™, ambar nakliyeciliğinin bu yapısı üzerine tasarlanmıştır. Tesellüm fişi kesildiğinde gönderen, alıcı, transfer ve aktarma şubeleri zinciri fişe işlenir; navlun, tanımlı pay yüzdelerine, ambar havalesi ve ara nakliye kurallarına göre şubeler arasında otomatik olarak dağıtılır. Alıcı ödemeli tahsilatlar, zimmet ve teslimat ekranında kasaya girdiği anda ilgili şubenin cari hesabına yansır.

Böylece şubeler ay sonunu beklemeden güncel bakiyelerini görür, merkez de mutabakatı gönderi dökümüyle birlikte tek raporda kapatır. Hesaplaşma kuralları bir kez tanımlanır ve sonrasında her fiş için aynı şekilde uygulanır; değişiklik gerektiğinde ise kurallar kişilere değil sisteme öğretilir.

Tüm yazılar Demo Talep Et