Modül 02 · Araç Filo Yönetimi
Filo Yönetimi
Öz mal ve kiralık araçların maliyeti, evrakı ve verimi; sefer bazında, kilometre bazında, günlük olarak. Yakıt, bakım ve giderler ilgili sefere bağlanır; böylece her seferin ve her aracın gerçek kârı görünür.
önceden evrak vade uyarısı
her sabah otomatik uyarı e-postası
para birimi: TL, EUR, USD
yakıt deposu: çekici ve frigo
Modül kapsamı
Filo Yönetimi modülünde neler var?
- Araç kartı; öz mal / kiralık
- Çekici + frigo yakıt takibi
- Bakım ve onarım
- Çok dövizli araç giderleri
- Evrak vadeleri ve uyarılar
- Araç / sefer kârlılığı
2.1 Genel bakış
Filo paneli: her araç için tek bakışta
Araç kartları, bakımlar, yakıt girişleri ve giderler aynı panelde sekmeler halinde. Birleşik araç geçmişi TL, EUR ve USD sütunlarıyla; araç taşıma geçmişi Excel'e aktarılır.
- Sigorta, kasko ve muayene için kalan / geçen gün, renk kodlu
- Son 12 ay ortalama tüketim (L/100 km, depo-depo yöntemi)
- Son 90 gün km başı maliyet
- Sefere bağlanmamış gider sayısı
- Yakıt tutarsızlık uyarıları
2.2 Araç kartı
Araç kartı: bir aracın tüm hayatı
Temel ve teknik bilgiler
- Plaka (şubeler arası tekil kontrol), araç tipi
- Marka, model, model yılı
- Şasi ve motor numarası
- Taşıma kapasitesi: kg ve m³
Kullanım bilgileri
- Mülkiyet: öz mal / kiralık
- Şoför adı, telefonu, TCKN
- Güncel km (yakıt girişiyle otomatik güncellenir)
- Aktif / pasif durumu
Yasal evrak
- Trafik sigortası, kasko, muayene bitiş tarihleri
- Her evrak için çoklu dosya yükleme
- Araca özel uyarı e-posta adresleri
- Her sabah 06:00'da otomatik vade e-postası
Kiralama bilgileri
- Kiralayan firma, vergi no, iletişim
- Sözleşme no, başlangıç ve bitiş tarihi
- Aylık kira, döviz, depozito, ödeme günü
- Aylık km limiti
- Bakım ve sigorta sorumlusu: kiralayan / biz / paylaşımlı
Cari hesap bağlantısı
- Araç kaydında "PLAKA – Şoför" carisi otomatik açılır
- Cari hareketler araca etiketlenir
- Taşeron nakliyecinin araç ve şoförleri kendi carisinde tutulur
- Tek seferlik kiralık araç kaydı
Sefer bağlantısı
- Sefer başına plaka, dorse ve şoför
- Yolda şoför değişimi kaydı
- Çıkış / varış km
- Harcırah ve şoför avansı
- Araç taşıma geçmişi
2.3 Maliyet girişi
Yakıt, bakım ve araç giderleri
Yakıt
- Tarih, km, istasyon, yakıt tipi (dizel / benzin / LPG), litre, birim fiyat, tam depo
- Çekici deposu ve frigo deposu tek formda ayrı ayrı
- Termoking (frigo) çalışma saati
- Tutarlar TCMB kuruyla EUR / USD karşılığına çevrilir
Bakım
- Tarih, km, bakım tipi, servis firması, tutar, açıklama
- Bakım tiplerinde periyot (km / ay) tanımı
- Sonraki bakım tarihi ve km'si
- Periyodik bakım uyarısı: 15 / 3 gün ve 1.000 km kala
Giderler
- Ceza, sigorta, kasko, HGS, otopark, lastik, diğer
- HGS, otopark ve ceza sefer maliyetine yazılır
- TL, EUR veya USD giriş; diğer iki tutar TCMB kuruyla hesaplanır
- Kullanılan kur ve kur tarihi kayıtla saklanır
Hatalı girişe karşı
Akıllı kontroller
Yakıt ve km girişlerindeki hatalar kayıt anında yakalanır; bu kuralları doğrulayan otomatik birim testleri ürünün parçasıdır.
Km geriye gitti
Km geriye gittiğinde veya sonraki kayıttan büyük olduğunda uyarı.
Mükerrer giriş şüphesi
Aynı gün, aynı depo, aynı litre girildiğinde mükerrer kayıt uyarısı.
Başka araca mı ait?
Araç seferde değil ve km değişmemişse yakıtın başka araca ait olabileceği uyarılır.
2.4 Sefer maliyeti
Araç maliyetinin sefere dağıtılması
Filo maliyeti ay sonunda tek kalem gider olarak kalmaz. Yakıt, bakım ve giderler ilgili sefere bağlanır; her seferin ve her aracın gerçek kârı görünür.
-
Gider girişi
Yakıt, bakım veya gider; tarih ve km ile.
-
Sefer önerisi
Tarih: yüklemeden 1 gün önce – teslim arası; km: ±50 km toleransla.
-
Otomatik eşleştirme
Tek net eşleşme bağlanır; belirsiz ve seferi olmayanlar raporlanır.
-
Sefer kârı
Navlun − giderler − dış nakliyat − araç maliyeti.
-
Araç raporu
Günlük, aylık, yıllık veya sefer bazında.
Örnek sefer hesabı (temsilî)
Araç raporunda sefer bazında km, KDV hariç navlun, irsaliye giderleri, bağlı araç giderleri ve net kâr; ayrıca sefere bağlanmamış filo maliyeti ayrı satırda. 25'ten fazla sütunlu, toplamlı Excel çıktısı. Filo maliyeti yakıt, bakım ve diğer olarak ayrılır; 12 aylık trend yönetim (CEO) raporunda izlenir.
2.5 Uyarılar
Aksiyon Merkezi: filo uyarı kuralları
Eşikler uygulama içinden değiştirilebilir. Uyarılar şube genelinde ertelenebilir veya kapatılabilir; erteleme geri alınabilir. Ana panelde üç kategori: filo, operasyon, finans. Operasyon uyarıları: teslim süresi aşımı, uzun açık kalan sefer, eksik belge / km, faturalanmamış teslimat. Finans uyarıları: gelen e-fatura yanıt süresi.
| Kural | Uyarı | Kritik | Not |
|---|---|---|---|
| Trafik sigortası | 30 gün | 7 gün | |
| Kasko | 30 gün | 7 gün | |
| Muayene | 30 gün | 7 gün | Evrak tipine göre ayrıca ayarlanır |
| Araç / şoför evrakı | 60 gün | 7 gün | |
| Periyodik bakım | 15 gün | 3 gün | 1.000 km kala da uyarır |
| Kira sözleşmesi bitişi | 45 gün | 15 gün | |
| Kira ödeme günü | 5 gün | 1 gün | Her ay tekrarlar |
| Aylık km limiti | %90 | %100 | Sefer km'lerinden hesaplanır |
| Süreli gider vadesi | 30 gün | 7 gün | |
| Atıl araç | 15 gün | 30 gün | Son seferden bu yana |
Günlük e-posta: bir ay içinde dolacak sigorta, kasko ve muayene için her sabah 06:00'da, şubenin kendi e-posta sunucusu üzerinden bildirim.
Diğer modüller
Sevkiyat ve Operasyon
Parsiyel, komple (FTL), tonaj ve uluslararası taşımalar; siparişten teslimata ve faturaya kadar tek akışta.
Depo Yönetimi (WMS)
Üçüncü taraf depolama için mevzuata uygun kayıt, müşteri bazlı emanet stok ve aylık hakediş.
Muhasebe
Tekdüzen hesap planı, şablon tabanlı otomatik fişler ve operasyona bağlı muhasebe.
Finans ve Hazine
Cari hesap, kasa, banka, çek/senet, gönderi bazlı faturalama ve şube hesaplaşması.
e-Belge ve Entegrasyonlar
GİB e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye; bankalar, TCMB, el terminali, yazıcı ve tarayıcılar.
Personel, Maaş ve CRM
Personel kartı, izin ve rapor, maaş tahakkuku ve ödeme; potansiyel müşteri ve aktivite takibi.
Raporlama ve Müşteri Portalı
Yönetim (CEO) raporu, cari taşıma ve nakliyeci raporları, rapor tasarımcısı ve müşteri takip portalı.
Güvenlik ve Denetim İzi
Rol bazlı yetki, şube görünürlüğü, alan maskeleme, mali kontroller ve eksiksiz denetim izi.
Ücretsiz demo
Operasyonunuzu Kargon üzerinde görün
Kısa bir online görüşmede iş modelinize uygun modülleri ve ekranları birlikte inceleyelim.