Tesellümden faturaya: ambar operasyonunda e-Fatura ve e-İrsaliye

Ambar nakliyeciliğinde gelirin kaynağı tesellüm fişidir. Müşteriden yük kabul edildiğinde kesilen bu fiş; gönderen, alıcı, parça sayısı, desi veya ağırlık, navlun ve ödeme şekli gibi bilgileri taşır. Ancak pek çok firmada fiş operasyon tarafında, fatura ise muhasebe tarafında ayrı ayrı oluşturulur. Aynı bilgilerin iki kez girilmesi hem zaman kaybıdır hem de tutar, unvan veya vergi numarası farklılıkları gibi hataların başlıca nedenidir.

Faturalamayı tesellüme bağlamak, her faturanın hangi fişlerden oluştuğunun izlenebilmesi anlamına gelir. Peşin gönderilerde fatura gönderene, alıcı ödemeli gönderilerde ise alıcıya kesilir; anlaşmalı kurumsal müşterilerde dönem sonunda birden fazla tesellüm tek faturada toplanabilir. Hangi senaryonun uygulanacağı, fişteki ödeme şeklinden ve müşteri kartındaki anlaşmadan belirlenmeli, kullanıcının her seferinde karar vermesine bırakılmamalıdır. Faturalanmamış tesellümlerin listesi de düzenli olarak kontrol edilmelidir; gözden kaçan her fiş doğrudan gelir kaybıdır.

Belge türü seçimi ikinci kritik noktadır. Alıcı e-Fatura mükellefiyse belgenin e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Bu ayrımı kullanıcının bilgisine bırakmak, özellikle yeni müşterilerde ve mükellefiyet durumu değişen firmalarda hatalı belge düzenlenmesine yol açar. Doğru yaklaşım, fatura oluşturulurken alıcının vergi numarasının GİB mükellef listesinde sorgulanması ve belge türünün buna göre otomatik belirlenmesidir.

e-İrsaliye tarafında da benzer bir disiplin gerekir. Mal hareketine eşlik eden sevk irsaliyesi, e-İrsaliye kapsamındaki firmalarda elektronik olarak düzenlenmeli ve taşıma başlamadan önce hazır olmalıdır. Ambar operasyonunda şubeler arası taşımada kullanılan toplu taşıma irsaliyesi ise hangi fişlerin hangi araçla, hangi hat üzerinden taşındığını gösteren bir operasyon belgesidir. Bu iki belgenin rollerini ayırmak ve her ikisini de aynı veriden üretmek, yol kontrollerinde ve müşteri sorgularında işi kolaylaştırır.

Tahsilat ve cari tarafı da faturalamanın devamıdır. Kesilen faturanın müşteri carisine, tahsil edilen tutarın kasa veya bankaya, alıcı ödemeli tahsilatların ise teslimatı yapan şubenin kasasına doğru biçimde yansıması gerekir. Çek, havale ve nakit tahsilatların aynı cari üzerinde izlenmesi, müşteri bakiyesini ve açık alacakları güvenilir hale getirir.

Kargon™’da faturalama tesellüm bazlıdır: fatura, kesilen tesellüm fişlerinden oluşturulur ve her satır kaynağına kadar izlenebilir. Fatura düzenlenirken alıcının durumu GİB mükellef listesine göre kontrol edilir ve belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağına sistem otomatik olarak karar verir. Tesellüm fişleri toplu taşıma irsaliyesiyle araca bağlanır; zimmet ve teslimat sırasında alınan tahsilatlar kasaya, faturalar ise cari, kasa, banka ve çek hesaplarına tek akış içinde işlenir. Kargon™ tarafında ise sevk irsaliyesi ve e-İrsaliye operasyon kaydından üretilir.

Tüm yazılar Demo Talep Et